【通知公告】关于做好在校学生学籍档案归档及2025级新生档案建档归档工作的通知

关于做好在校学生学籍档案归档及2025级新生档案建档归档工作的通知

招生就业处、各教学单位：

根据学校《学生档案管理办法》相关规定，档案室定于2025年10月9日-10月31日集中接收在校学生在校期间形成且应归档的材料，于2025年11月30日前接收我校2025级新生（含专升本）档案材料。现将具体安排及归档要求通知如下：

一、在校学生档案材料归档（含：2022-2024级本科、2023-2024级专科）

（一）归档时间安排

1.10月9日—10月17日：各教学单位自行收集、整理在校学生应归档的材料；

        2.10月20日—10月31日：各教学单位根据安排集中至档案室装档，时间安排如下：

备注：为确保学生档案的完整性，请各教学单位务必安排时间及时将材料归档，避免学生档案材料因时间过长或人员更换而遗失。若已收集整理完毕，可提前与档案室电话（内线：8099）联系确认装档时间。

（二）归档范围及内容

2024-2025学年及以前学年学生在校期间形成的以下材料需装入学生档案袋：

1.团员材料：在本校入团或补交、补填的团员材料等；

2.校级评优奖励材料：如三好学生、优秀学生干部、银杏各类单项奖等审批表；

3.鉴定材料：往年未装或补训的《军事训练鉴定表》及其他鉴定材料（如各类职业资格认定审批表等）；

4.奖学金材料：如国家奖学金、励志奖学金、等级奖学金等审批表；

5.学籍变动材料：休学、复学、保留学籍、转专业、编入下一年级等红头文件（档案室已及时装入）。

（三）归档材料要求

1.各类文件材料字迹工整、清晰、无错别字及不规范的简化字；

2.归档材料必须使用黑色签字笔、碳素墨水、蓝黑墨水书写；

3.归档材料必须齐全，手续完备。即：应签字的要签字，需盖章的要盖章，并完整填写材料形成时间。

二、2025级新生（含专升本）档案建档归档工作

（一）2025年11月14日前完成2025级新生（含专升本）档案建档移交工作。请各教学单位密切配合，安排专人按照招生就业处关于新生高考录取档案的相关要求归集、整理后移交至招生就业处，由招生就业处核对、补充材料后统一移交至档案室。

（二）新生档案需要装入档案袋的材料有：

1.《学生登记表》一式两份，一份装袋，一份存档；

2.《新生入学体检表》一份；

3.《军事训练鉴定表》一份；

4.团员材料（入团志愿书、入团申请书）；

5.党员材料（仅归档正式中共党员材料，主要包括：入党申请书、入党志愿书、转正申请书、培养考察表、政审材料等；预备党员的有关材料暂由各教学单位统一管理）；

6.《专升本申请表》一份（仅限本校专升本学生，此项已完成）。

备注：团员证、团组织关系介绍信、党组织关系介绍信、户口迁移证、高考准考证、录取通知书、中学（专科）阶段各种获奖证书等材料不属于归档范围，不装入新生个人档案袋。

（三）注意事项

1.2025级新生档案及跨校“专升本”新生档案清理时，请保持档案原始状态，尽量保留考生档案袋、团员档案袋、专科学校档案袋，“专升本”新生档案非必要不拆封。

2.2025级新生档案在清理后，发现材料缺失或未接收到学生高考档案时，由带班辅导员及时通知学生本人，要求学生向原就读高中学校或生源地招办查询，索取并提交至我校；跨校“专升本”档案未接收到的，及时向学生或原就读专科院校了解情况，已寄回生源地人才交流中心的，可请学生至档案室开具调档函，遵循“档跟人走”原则，将专科档案调至我校，与本科档案并档。

3.2025级新生档案及“专升本”学生档案清理装袋时，均须使用学校统一印制的学生档案专用袋。学生档案袋封面学生个人信息栏用黑色签字笔准确填写；档案材料目录清单请用铅笔填写份数，不要打勾。

4.档案袋封面未列入的材料，在表格空白处补充，如：专科档案、士兵档案等。

5.注意事项：移交材料须以班级为单位，按学生学号顺序排列，并填写《2025级新生入校档案材料移交清单》（见附件）作为交接手续。

（四）其他

根据招生就业处移交新生档案的时间和各部门材料形成的时间，档案室会根据各教学单位实际情况在11月中下旬安排双校区完成2025级新生（含专升本）在校期间形成材料的装袋工作，具体装档时间另行通知。归档材料的要求与在校生档案材料要求一致。

档案室地址：成都校区银杏楼101办公室，联系人：杨敏，电话：028-87979099，邮箱：min.yang@gingkoc.edu.cn。

特此通知

附件：2025级新生入校归档材料移交清单

                      学校办公室（档案室）

                                                                                                            2025年10月14日

附件：2025级新生入校归档材料移交清单.xls