办事流程——学生档案管理

办事流程——学生档案管理

一、学生档案归属与管理机构

学生档案由学校办公室（档案室）集中统一管理，各二级学院和职能部门配合收集、整理、归档及移交相关装档材料。

二、学生档案管理流程及要求

1.‌新生高考录取档案（或专科档案）的接收。每年7-9月份由学校招生就业处负责接收新生（含专升本学生）档案，主要包括高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、专科档案等。档案由学生从原毕业学校自带或由当地招生办、原专科学校邮寄。新生入学报到时，自带档案需及时交带班辅导员，个人不能保管档案。

2.‌在校期间档案材料的填写与移交。学生在校期间产生的各类反映学习经历和荣誉的材料，如学生登记表、毕业生登记表、实习鉴定表、评优材料以及党团组织材料等，均需由学生本人用黑色签字笔如实填写，在填写过程中，应确保信息真实、准确、完整且前后一致，不得随意涂改。学生在大学期间服兵役，档案由学校统一保管。

3.毕业生档案的转递。毕业生档案根据毕业时的就业或升学情况，可转递至户籍地的人才交流中心、就业单位或升学学校。学生毕业前需在“毕业生就业登记系统”中填写准确完整的档案转递信息，并仔细核对确认。应届结业学生档案暂由学校保管，毕业后档案统一转递至学生户籍所在地的人才交流中心。

4.休学、退学或开除学籍学生档案。学生休学时档案由学校统一保管。学生退学或被开除学籍的，需持教学科研工作部出具的相关证明并按照学校规定办理离校手续后，学生档案室将其档案退回学生本人或其户籍所在地的人才交流中心。

三、档案查阅与利用

      1.严禁涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换或增减任何档案材料。如需摘抄或复制档案材料，必须事先获得档案管理人员的批准。
      2.在查阅学生档案时，若发现档案存在问题，应立即向档案管理人员报告，并由管理人员按照相关规定进行处理，查阅者不得擅自处理档案。